POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Política de Protección de Datos Personales de Sepúlveda & Sepúlveda Abogados S.A.S.

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”), regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión (en adelante el “Tratamiento”) de Datos Personales, realizado por Sepúlveda & Sepúlveda Abogados S.A.S. (en adelante “S&S”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, por medio de las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

1.     Información del Responsable del Tratamiento de la información personal.

La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es
–       Razón Social: Sepúlveda & Sepúlveda Abogados S.A.S.
–       Domicilio: Calle 93B No. 17-25, Oficina 313, Bogotá D.C., Colombia
–       Dirección: Calle 93B No. 17-25, Oficina 313, Bogotá D.C., Colombia
–       Correo Electrónico: contacto@syslegal.co
–       Teléfono: +571 7 56 8574

2.     Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales.

Los Datos Personales de empleados, clientes y proveedores actuales y potenciales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política.

2.1.  Finalidades del Tratamiento de Datos por parte de S&S.

Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales realizado por S&S, son las siguientes:

2.1.1.     Finalidades para el Tratamiento de datos de candidatos:

a)    Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
b)    Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación.
c)     Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempeñado cargos.
d)    Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a S&S como empleado.
e)    Enviar sus datos a aliados y clientes de S&S que estén interesados en contactar personas con su perfil para explorar una posible contratación laboral.

2.1.2.    Finalidades para el Tratamiento de datos de empleados:

a)  Dar cumplimiento a las obligaciones legales de S&S como empleador, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales solicitados por el Titular, y/o cualquier información requerida por una entidad o autoridad nacional que requiera Datos Personales, conforme con las normas vigentes.
b)    Identificación plena del empleado, mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica, entre otros.
c)    Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Titular o entidades expresamente indicadas por el Titular.
d)    De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con S&S.
e)    Mantener la seguridad y salud de los empleados en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
f)      Informar instrucciones con ocasión del contrato de trabajo.
g)    Evaluar el desempeño laboral del empleado.
h)    Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
i)      Almacenar los Datos Personales de empleados en el archivo físico e informático interno de S&S.
j)      Notificar a familiares de empleados en casos de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
k)     Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del empleado con S&S.
l)      Enviar información sobre S&S a sus empleados.
m)   Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar para los empleados de S&S.
n)    Conservar la información exacta de residencia de los empleados cuando se requiera hacer visitas domiciliarias como procedimiento de ingreso.
o)    Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los empleados cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.
p)    Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del contrato de trabajo bien sea por el área jurídica de la Compañía o su Asesor externo.
q)    Las demás necesarias y que se presten en el entorno de la ejecución laboral.

Los datos personales de empleados serán objeto de Tratamiento, aun después de haberse finalizado el contrato de trabajo, con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de obligaciones laborales tales como:

a)    Emitir certificaciones laborales.
b)    Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
c)     Pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos legales y extralegales.
d)    Cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo.
e)    Reportes de enfermedades y accidentes de trabajo.
f)      Cualquier otro necesario para que el S&S demuestre que cumplió con las obligaciones laborales a su cargo

2.1.3.     Finalidades para el Tratamiento de datos de clientes:

a)    Realización de propuestas comerciales de servicios por parte de S&S a sus clientes.
b)    Realización y ejecución de contratos celebrados entre S&S y sus clientes.
c)     Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
d)    Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de S&S.
e)    Realizar trámites de facturación de servicios prestados y productos comercializados por S&S a sus clientes.
f)      Envío de publicidad sobre servicios de S&S.
g)    Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por S&S.
h)    Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por S&S.
i)      Atender y gestionar las solicitudes relacionadas con servicio al cliente.
j)      Validación de antecedentes en listas de seguridad, listas OFAC y antiterrorismo, entre otras.

2.1.4.     Finalidades para el Tratamiento de datos de proveedores:

a)    Realizar procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores.
b)    Realizar consignaciones y pagos por servicios prestados por proveedores.
c)     Realizar registros contables internos y control de cuentas.
d)    Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
e)    Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con S&S.
f)      Validación de antecedentes en listas de seguridad, listas OFAC y antiterrorismo, entre otras. 

2.2.  Tratamiento de Información Financiera.

 S&S podrá consultar, solicitar, suministrar, reportar procesar y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de clientes y proveedores ante los operadores de información, con el fin de llevar a cabo un análisis de la viabilidad y continuidad de sus relaciones contractuales. Para tales efectos, S&S dará estricto cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1266 de 2008 y demás disposiciones aplicables.

2.3.  Tratamiento de Datos Sensibles.

 Por “Datos Sensibles” se deberá entender toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

En el Tratamiento de Datos Sensibles, S&S observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, S&S se asegurará de:

a)    Obtener consentimiento expreso del Titular.
b)    Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
c)     Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

S&S realiza la recolección de Datos Sensibles relativos a la salud de los empleados, así como sus datos biométricos (video y fotografía), para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

a)    Verificar si cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual fue contratado.
b)    Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de S&S o con ocasión de las labores relacionadas con el contrato de trabajo.
c)     Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del empleado y las personas en el lugar de trabajo.
d)    Identificar al personal que acceda a las instalaciones de S&S.
e)    Dar acceso a las instalaciones de S&S.
f)      Verificar la permanencia del empleado en las instalaciones de S&S.
g)    Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
h)    Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza S&S a sus empleados.  

2.4.  Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes.

En el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que realice S&S observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentario y demás nomas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, S&S se asegurará de lo siguiente:

a)    Que el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b)    Que en el Tratamiento se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
c)     Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

S&S podrá tratar datos de los hijos de empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:

a)    Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social y demás autoridades correspondientes; o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
b)    Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que S&S ha organizado para sus hijos menores de edad. 

3.     Derechos de los Titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a S&S, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada a S&S.
c)     Ser informado por S&S, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante S&S, conforme con lo dispuesto en la presente Política.
e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado, han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f)      Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por S&S.

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

a)    Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b)    Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c)     Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d)    Por estipulación a favor de otro o para otro.

4.     Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

El Representante Legal de S&S será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento.

5.     Procedimiento para ejercer los derechos y las consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales

5.1.  Procedimiento el para acceso y consulta de los Datos Personales

El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el capítulo 4 de la presente Política, podrá consultar la información que repose en las bases de datos de S&S, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico contacto@syslegal.co o comunicarse al 571 7568574. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 5:00 PM, en la Calle 93B No. 17-25, Oficina 313, de la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.  Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas que considere que la información contenida en las bases de datos de S&S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta del presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 o demás normas complementarias, podrán presentan un reclamo ante S&S, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

a)    El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo contacto@syslegal.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 5:00 PM en la Calle 93B No. 17-25, Oficina 313, de la ciudad de Bogotá.
b)    Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c)     La solicitud debe contener la siguiente información:

i.  La identificación del Titular.
ii.  Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
iii.  Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
iv.  La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
v.  La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
vi.  Los documentos que se quiera hacer valer.
vii.  Firma, número de identificación y huella.
viii.  Radicación en original.

d)    Si el reclamo resulta incompleto, S&S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e)    Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f)      Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g)    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3.  Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a S&S la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

a)    Considere que los mismos no están siendo Tratados conforme con los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las complementen o modifiquen.
b)    Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c)     Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por S&S.

El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a)    El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de S&S.
b)    La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c)     Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

5.4.  Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

6.     Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, S&S ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y S&S no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, S&S no será responsable de las acciones realizadas por terceros tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

7.     Término de Conservación de los Datos Personales

Los Datos Personales recolectados por S&S se conservarán por un periodo de tiempo necesario y proporcional con los fines del Tratamiento señalados en esta política. El término de las Autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de S&S, salvo en aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.

Adicionalmente, S&S procederá a suprimir los Datos Personales cuando así lo requieran los Titulares, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como con lo establecido en esta Política.

8.     Vigencia de la Política.

La Política rige a partir del 2 de enero de 2019. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.syslegal.co.